HYÖDY ENEMMÄN MATKA WORKSHOP DAY 2024 -TAPAHTUMASTA – TOTEUTA PRE- TAI POST TOUR!

Matka Workshop Day 2024 pre- ja post tour –ohjelmat toteutetaan totutusti osana itse workshop-tapahtumaa. ToolBox Consulting Oy tuottaa retket Messukeskuksen ja Matkamessujen toimeksiannosta. Tavoitteena on tarjota Suomessa ja lähimarkkinoilla noin kymmenen houkuttelevaa ja laadukasta kierrosta/vierailua, joiden kesto on puolesta vuorokaudesta 3/4 vuorokauteen (2/3 yötä). Etsimme sopivia matkailukohteita ja -palveluita esiteltäväksi ulkomaisille matkanjärjestäjille sekä matkatoimistojen ja median edustajille. Workshop-tapahtumaan odotetaan noin 200 - 250 ostajaa. Pre- ja post tourit sopivat erityisesti matkailualueille, useamman matkailualueen yhteistyöhön tai isommille matkailuyrityksille, joilla on tarjontaa eri kansallisuuksille ja asiakasryhmille. Matka Workshop Day on 17.1.2024 (ja Matka2024 –messut 18.1 – 21.1.2024).

MATKANJÄRJESTÄJIEN JA MATKATOIMISTOEDUSTAJIEN PRE- JA POST TOUR -OHJELMAT

 Tourien osallistujat

• vähimmäismäärä 4-7 henkilöä/ryhmä, enintään 10 - 15 osallistujaa
• Koko ryhmä vähintään 3 tai useammasta eri valtiosta

 Ohjelmien alkamis- ja päättymispaikat

Lähtösatama tai -lentokenttä Suomessa, Helsingin rautatieasema (ml. kuljetukset majoituskohteista), Messukeskus (bussi- tai taksikuljetukset), Pääkaupunkiseudun majoituskohteet (bussi- tai taksikuljetukset).

Teemat ja asiakassegmentit

 Matkailukohteet ja –yritykset voivat lanseerata uutuuksiaan tai esitellä olemassa olevia palvelujaan eri teemojen ja asiakassegmenttien avulla. Näitä ovat esim. tietyn kesä- tai talviaktiviteetin esittely, hyvinvointiteema, lapsiperheet, tunnetun henkilön tai asian merkkivuoden esittely, luksusmatkailu, kulttuuri ja tapahtumat, jne. Osallistuvat yritykset ja kohteet voivat olla osana isompaa kiertomatkaa. Kohde- ja yritysesittelyjen lisäksi etsimme valmiita, myytäviä tuotepaketteja.

Järjestäjän (matkailukohde/yritys) vastuut

Järjestäjän tehtävänä on suunnitella aikatauluun sopiva ”fully hosted”-ohjelma, jossa hän vastaa ryhmän kuljetuksista, majoituksista, ruoista, ohjelman läpiviennistä sekä kaikista syntyneistä kustannuksista.

Järjestäjän (matkailukohde/yritys) valintaan vaikuttaa

• ilmoittautumisen ajankohta (first-come, first-served)
• ohjelman valmistuminen ja ohjelmakokonaisuuden vetovoimaisuus
• ohjelmien on oltava valmiita viimeistään syys-lokakuussa 2023
• ulkomaiset ostajat kiinnostuvat ohjelmasta

HUOM!

Järjestävän matkailualueen ja/tai -yrityksen pitää olla pää- tai alanäytteilleasettajana TAI muuten sponsoroimassa/esiintymässä Matka2024 –messuilla JA myyjänä MATKA Workshop Day 2024 -tapahtumassa. 

Retkiä voi järjestää seuraavilla edellytyksillä:

• Retken päävastuullisen järjestäjän pitää olla päänäytteilleasettajana Matka 2024 -messuilla ja osallistua myös Matka Workshop Dayhin.
• Muiden ohjelmassa mukana olevien kohteiden pitää olla pää- tai alanäytteilleasettajana Matka 2024 -messuilla.
• Jos hanke tuottaa retken käytännön järjestelyt, Matkamessuilla ja Matka Workshop Dayssa pitää olla edustus joko hankkeesta ja/tai alueen markkinointiorganisaatiosta.
• Kaikki ennen Matka Workshop Daytä järjestettävät retket alkavat Helsingistä tai Helsingin lentokentältä ja päättyvät tiistaina ostajien majoitushotelleihin Helsingissä.
• Post tourit voivat alkaa aikaisintaan torstai-iltana Matkan ammattilaispäivän jälkeen.
• Matkamessujen pre ja post tourit rekisteröityneille ostajille järjestää ToolBox Consulting Oy.

Järjestelypalkkio

Veloitamme yhden pre- tai post tour -ohjelman järjestelypalkkiona 1.200 - 2.200 € + alv 24 %.

Majoitusyritysten Site Inspection -ohjelmat UUTUUS!

Ostajien palautteissa on toivottu majoitusyrityksiin tehtävistä Site Inspection -ohjelmista, jossa ostajat tarkastavat majoitusyrityksen majoitus-, ravintola- ja muut palvelut, joita yritys tarjoaa omassa rakennuksessaan tai sen välittömässä läheisyydessä. Tämä ei ole niinkään esim. ohjelmapalveluiden esittämisohjelma.m

Majoitusvierailupäivään sisältyy enintään 4 majoituskohdetta. Kestoltaan se voi olla enintään 8 tuntia ja yhdessä majoituskohteessa voidaan vierailla korkeintaan 1 tunnin verran. Tästä poikkeuksena ne majoitusyksiköt, jotka tarjoavat esim. lounaan tai päivällisen vierailun yhteydessä. 

Pääkaupunkiseudun ja osittain Uudenmaan alueelle ulottuvat majoitusyritysten "Site Inspection" -ohjelmien järjestelypalkkiot ovat seuraavat. Majoitusvierailut pääkaupunkiseudulla (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen ja soveltuvin osin Uudenmaan alue). Vierailun kesto/majoitusyksikkö enintään 1 tunti. 

Hinnat eivät sisällä matkanjohtaja ja kuljetusyrityspalvelua:

* 4 majoitusyksikköä 1.600 euroa + alv 24 % 

* 3 majoitusyksikköä: 1200 euroa + alv 24 %

* 2 majoitusyksikköä  800 euroa + alv 24%

* 1 majoitusyksikkö 400 euroa + alv 24 %

Matkanjohtajapalvelu 500 euroa/päivä/8 tuntia + alv 24 %. Bussivuokra 800 euroa/päivä/8 tuntia + alv 24 %.

Matkanjohtaja ja bussivuokran kokonaishinta tulee jaettavaksi osallistuvien majoitusyritysten kesken. 

Majoitusyritysten mahdolliset tarjoilut vierailun yhteydessä eivät sisälly tähän järjestelypalkkioon.

Varsinaisissa kohteisiin suuntautuvissa Pre- ja Post Tour -ohjelmissa vaihtoehdot osallistumispaketeissa ovat:

1. ToolBox Consulting Oy pidättää oikeuden valita (hyväksyä/hylätä) matkanjärjestäjä, joka on osoittanut halukkuutensa osallistua retkelle. ToolBox:in henkilökunta ilmoittaa osallistuvien henkilöiden nimet. Matkakohde ei voi rajoittaa kansallisuuksia. Vähimmäismäärä 4 - 7 osallistujaa. Enimmäismäärä osallistujia on 10. Hinta 1.200 € + alv 24%/1 retki ja 1.500 € + alv 24 %/2 retkeä.

2a. Matkakohteella on mahdollisuus valita (hyväksyä/hylätä) matkanjärjestäjä, joka on osoittanut halukkuutensa osallistua retkelle. Matkanjärjestäjät ovat eri kansallisuuksia (ei kansallisuusrajoitusta; matkakohde ei voi rajoittaa kansallisuuksia. ToolBox huomioi kuitenkin toiveet, mutta täyttää muilla kansallisuuksilla, jotta vähimmäisosallistujamäärä saadaan retkelle mukaan (4 – 7)). Enimmäismäärä osallistujia 10. Hinta 1.500 € + alv 24%/1 retki ja 1.800 € + alv 24 %/2 retkeä.

2b. Matkakohteella on mahdollisuus valita (hyväksyä/hylätä) matkanjärjestäjä, joista osa Matkakohteen itsensä ehdottamia osallistujia JA osallistujat ovat eri kansallisuuksia (ei kansallisuusrajoitusta; matkakohde ei voi rajoittaa kansallisuuksia. ToolBox huomioi kuitenkin Matkakohteen toiveet, mutta täyttää muilla kansallisuuksilla, jos toivottuja kansallisuuksia ei saada ja jotta vähimmäisosallistujamäärä saadaan retkelle mukaan (4 – 7)). Enimmäismäärä osallistujia 10. Hinta 1.500 € +     alv 24%/ 1 retki ja 1.800 € + alv 24% / 2 retkeä.

3a. Matkakohteella on mahdollisuus valita (hyväksyä/hylätä) matkanjärjestäjiä. Matkakohde voi rajoittaa kansallisuuksien määrää. Kansallisuuksia kuitenkin on vähintään hyväksyttävä 3 eri valtiosta. Osallistujia enintään 15. Hinta 1.900 € + alv 24%/ 1 retki ja 2.200 € + alv 24 %/2 retkeä.

3b. Matkakohde tarjoaa erityisen teemaohjelma matkanjärjestäjille (esim. sauna, perhematkailu, talviaktiviteetti, jne.). Matkakohde voi rajoittaa kansallisuuksien määrää. Kansallisuuksia kuitenkin on vähintään hyväksyttävä 3 eri maasta. Osallistujia enintään 15. Hinta 1.900 € + alv 24% / 1 retki ja 2.200 € + alv 24 % / 2 retkeä.

Majoitusyritysen Site Inspection -ohjelmaa varten on 4. vaihtoehto.

4. Majoitusyritysten Site Inspection -ohjelma. 4 eri hinnoittelua riippuen majoitusyksiköiden määrästä ohjelmassa. 

Retkien ajankohdat

Pre Tour -ohjelmat voidaan toteuttaa 12.1 – 16.1.2024 välisenä aikana.

Post Tour -ohjelmat voidaan toteuttaa 18.1 klo 16.00 jälkeen – 21.1.2024 välisenä aikana

Pääkaupunkiseudun ja soveltuvin osin Uudenmaan maakunnan alueella toteutettavat Site Inspection -ohjelmat sijoittuvat ajallisesti 15.1, 16.1, 18.1 (iltapäivä ja ilta) ja 19.1.2024 väliselle ajalle. Yhden retkipäivän kesto voi olla korkeintaan 8 tuntia sisältäen matkat ja vähintään 1 ruokailun (lounas tai päivällinen)

Hintaan sisältyy

• retkiohjelmia voi olla enintään 2, esim. 1 Pre Tour ja 1 Post Tour
• matkanjärjestäjien, matkatoimistojen edustajien matkajärjestelyt sekä yhteydenotot
• viestintä pre- ja post tour –ohjelmista vastaavan yhteyshenkilön kanssa
• palautteet ohjelmien osalta
• Matka Workshop Day 2024 Buyers Manualin materiaali ohjelmaan osallistuvista henkilöistä
• pre- ja post tour -kohteiden esittely kierrokselle osallistuville ulkomaalaisille matkanjärjestäjille tai matkatoimistojen edustajille

Hintaan ei sisälly

• matkanjohtajapalvelut
• kuljetus-, ruokailu- tai majoituskustannukset lähtöpaikka Helsinki –> vierailukohteet ->          paluupaikka Helsinki.
• Kaikki ns. siirtymis- ja maapalvelut, ohjelmat, majoitukset ja ruokailut kohteessa ovat kohteen kustannuksia.

ILMOITTAUTUMINEN

Jos haluat ottaa täyden hyödyn Matka Workshop Dayn annista, järjestä kohteessasi pre- tai post tour ja vie ulkomaiset ostajat paikan päälle tutustumaan alueesi tarjontaan. Etsimme noin 10 Pre- tai Post Tour –kohdetta

Rekisteröityminen mahdollista viimeistään 31.10.2023 mennessä TAI kunnes riittävä määrä retkiohjelmia on kasassa, klikkaa linkkiä:

https://forms.gle/iNisN5jW3DGBwFDfA

Lisätietoa: Mikael Hasegawa, mikael.hasegawa [at] toolboxtravel.fi tai soite 050 375 1328.